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孫陶然:不要因怕打擾上級而放棄及時報告

2018年08月15日 16:11:52  來源:藍鯨財經
 

  引言:在企業中,想要指令順利傳達并執行,保障信息的通暢性很重要,最忌諱的就是執行者已經開始不按照指令執行,而上級并不知道,還在依據指令被執行的情況思考和部署下一步的行動。這些情況都是打敗仗的先兆。造成這些現象的原因有三個,第一是因為信息沒有形成回路,約定的事情被更改了沒有及時回報給相關人員;第二是因為出現了新情況沒有及時向上級匯報;第三是因為彼此的進展沒有及時相互通報。

  這些情況,都可以通過踐行拉卡拉的“及時報告”條令來解決。

  “及時報告”是保障組織指揮系統和溝通系統正常運轉的工作紀律,通過明確溝通的方式、方法和內容,來確保組織內部的協同作戰。

  “及時報告”規定,四種情況需要及時報告。

  1.及時回報

  不論是上級交辦還是同級協辦甚至是答應下級要辦,答應時相關各方就形成了一個約定,過程中如果出現任何與最初約定不同的變化,都要第一時間回報給相關各方,讓信息形成一個回路,讓相關各方了解最新狀況,以便各自做出反應確保各自目標的達成不受影響。

  及時回報的對象是你的“承諾對象”,可能是你的上級,也可能是你的平級或你的下級。

  財務上大家都知道一個重要的原則是“一支筆”,不能一個人審批支出另一個人審批報銷,這會因為信息的不對稱導致決策錯誤。信息的傳遞也一樣,一定要形成“回路”,如果改主意了必須第一時間讓相關方知道。

  很多人工作中還有一個壞毛病:接到指令不是立刻去想辦法達成指令,而是第一反應是質疑上級指令的正確性、合理性以及可執行性,并且經常擅自做主按照自己認為正確的指令去執行,“及時回報”的紀律就是為了避免這種狀況的發生。

  2.及時匯報

  發現新情況,準備新動作,要第一時間匯報給上級。

  及時匯報的對象是你的上級,目的是讓上級對你的一切盡在掌握中。

  及時匯報的意義在于:

  首先,及時匯報可以及時校對航線,讓我們永遠保持在正確的航線上。

  幾年前,我帶公司中層干部去敦煌戈壁做過一次四天的徒步,在茫茫戈壁中徒步,沒有任何標志物,完全要靠 GPS 導航,所以對于每個徒步的人來說,最重要的就是保持在正確的航線上。而如何能夠保持在正確的航線上呢?就是每走一小段就要檢查一下GPS的路線,是否在正確的路線上。一旦路線錯誤,走得越快越遠,死得越慘。我們其中就有一個體力非常好的人,非常自信,沒有及時檢查 GPS,結果一下子多走出去五公里,從第一變成了最后。

  其次,及時匯報,有助于讓上級對你的工作心中有數。

  人都喜歡掌握自己的命運,沒有任何人會喜歡總是給自己制造意外的下屬。

  不讓上級意外的核心是站在上級的角度思考問題,上級關心的問題不要等著上級來問,要主動匯報,日常溝通中要有意識地讓上級知道你正在做什么,慢慢讓上級了解你的思路,對于未來很可能出現的狀況要盡早給上級打預防針盡早做鋪墊,永遠不要讓上級措手不及。

  最后,及時匯報,可以最大限度獲得上級的指點和資源。

  如果上級發現你偏差了,及時的指點立刻可以讓你回到正確的路線上來;如果上級發現你遇到困難,就會幫助你解決,很多時候你一籌莫展的困難對上級而言可能只是舉手之勞而已。

  及時匯報,是要給上級以提前量,讓上級在需要出手干預時有騰挪時間。

  3. 及時通報

  自己看到的、遇到的或者正在做的,重要的、可能對自己上下游左右游產生影響的情況,要及時通報給相關各方。

  及時通報的對象是你的上下游、左右游合作伙伴,以及同事,目的是讓對方對這些情況盡早知曉,以便他們更好地與你協同。

  戰斗中,部隊發現敵情,在及時匯報給上級時也會主動通報給友軍,是一個道理。

  公司是一個集體,所有的經營都是集體協同的結果,信息的通暢是大家能夠配合順暢的基礎,及時通報則是信息通暢的基礎。

  4. 及時求援

  發現自己可能完不成任務時,要第一時間求援。

  求援的對象首先是同事,其次是上級,最終是上上級。

  很多人不喜歡求援,這是錯誤的。求援不丟人,任務失敗才丟人。

  同事是做什么的?同事是與你協同共同完成任務的,是你遇到困難時求助的天然對象。上級是做什么的?上級就三個用途, 第一是幫你把握方向,第二是做你的后援,第三是幫你協調你協調不了的事情。如果你不求援,相當于讓同事和上級失去作用。

  軍隊作戰,發現敵軍強大自己可能應付不來會做什么?第一馬上隱蔽,保護好自己;第二就是向上級報告敵情并請求增援。軍隊因為隨時處于生死存亡的關頭,所以處理任何問題的方法都是最簡單有效的,值得我們借鑒。

  最后,不論是回報、匯報、通報,一定要講究方式。從工具角度看,郵件、微信等,按照重要和緊急程度區分。重要且緊急的事,電話;重要不緊急的事,面談。從內容角度看,倒敘方式匯報,先說結果,再說核心論據,如果你講了兩分鐘還沒有講到結論,就是失敗的報告,不可能達成報告效果。

  拉卡拉董事長孫陶然先生正在喜馬拉雅親授《有效管理的5大兵法》,不繞彎子不雞湯,實戰好書推薦給你。一起來收聽吧。

  

(責編:東 華)
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